Danach müssen Einwilligungen in einer allgemeinverständlichen Sprache erteilt werden und die Betroffenen müssen rechtzeitig über den Zweck der Datenverarbeitung, die Freiwilligkeit und der Widerrufbarkeit der Einwilligung informiert werden. Die Einholung einer „Generalvollmacht“ am Anfang eines Schuljahres ist nicht möglich, für jede Datenverarbeitung bedarf es einer ausdrücklichen Einwilligung.
Datenverarbeitung
Einwilligung und Einwilligungserklärung
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Nach Art. 4 Abs. 11 DS-GVOÖffnet sich in einem neuen Fenster muss eine Einwilligung nicht unbedingt schriftlich erfolgen. Aus Nachweis- und Dokumentationsgründen empfiehlt es sich jedoch, die Einwilligung schriftlich einzuholen, siehe auch § 3 Abs. 2 SchDSVÖffnet sich in einem neuen Fenster. Einwilligungen werden in der Schule in der Regel durch Unterzeichnung einer von der Schule vorgefertigten Einwilligungserklärung eingeholt, die von den Betroffenen unterschrieben wird.
Einwilligungen müssen in einer allgemeinverständlichen Sprache erteilt werden. Die Betroffenen müssen rechtzeitig über den Zweck der Datenverarbeitung, die Freiwilligkeit und der Widerrufbarkeit der Einwilligung informiert werden.
Bei einer erforderlichen Einwilligung von Minderjährigen ist auf die Einsichtsfähigkeit der betroffenen Personen abzustellen, und es bedarf je nach Verarbeitungszweck und der jeweiligen Person einer Einzelfallprüfung. Bei einfachen Sachverhalten ist davon auszugehen, dass diese ab einem Alter von 14 Jahren gegeben ist.
Zur Orientierung kann daher Folgendes zugrunde gelegt werden:
- Bei bis zu 14-jährigen Schülerinnen und Schülern unterschreiben nur die Eltern.
- Bei 14- bis 17-jährigen Schülerinnen und Schülern unterschreiben die Eltern und die Schülerinnen und Schüler.
Bei volljährigen Schülerinnen und Schülern (also ab 18 Jahren) unterschreiben nur die Schülerinnen und Schüler selbst.
Einwilligungserklärung
Eine wirksame Einwilligungserklärung muss die folgenden Informationen enthalten:
Freiwilligkeit
Eine Einwilligung ist nur rechtmäßig, wenn diese ohne Zwang erfolgt. Der Hinweis auf die Freiwilligkeit muss gegeben sein. Die Schülerin oder der Schüler bzw. die Eltern müssen in der Lage sein, die Einwilligung zu verweigern oder zurückzuziehen, ohne dass ihnen dadurch Nachteile entstehen. Sie dürfen insbesondere nicht von einer Veranstaltung ausgeschlossen oder anderweitig stigmatisiert werden. Da zwischen Schule und Lernenden ein Über- bzw. Unterordnungsverhältnis besteht, muss bei der Anfertigung und gegebenenfalls bei der Veröffentlichung von Bild-, Video- und Tonaufnahmen darauf geachtet werden, dass kein sozialer Druck ausgeübt wird.
Informiertheit
Eine Einwilligung muss verständlich und in einer klaren, einfachen Sprache formuliert sein. Schülerinnen und Schüler, sowie die Eltern müssen wissen, wer der Verantwortliche ist, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck, wann und wo verarbeitet werden und an welche Empfänger (zum Beispiel Auftragsverarbeiter und Dritte) die Daten gegebenenfalls übermittelt werden.
Widerrufbarkeit
Die betroffenen Personen müssen auf das Recht der Widerrufbarkeit hingewiesen werden. Ein Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Das bedeutet, dass alle Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig verarbeitet wurden. Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs ist eine Datenverarbeitung unzulässig.
Die Widerrufserklärung muss mindestens genauso einfach sein wie die Erteilung der Einwilligung. Die Erklärung eines Widerrufs darf an keine Bedingung geknüpft sein und kann ohne Begründung formlos erfolgen.
Der Eingang des Widerrufs und die anschließende Beendigung der Datenverarbeitung und die gegebenenfalls erforderliche Löschung der Daten ist gegenüber den Betroffenen zu bestätigen.
Praxistipp
Eine Einwilligungserklärung muss immer dann eingeholt werden, wenn der Zweck der Datenverarbeitung nicht auf eine gesetzliche Verarbeitungsbefugnis, zum Beispiel § 83 Abs. 1 HSchG, gestützt werden kann.
Die Schülerinnen und Schüler bzw. die Eltern müssen rechtzeitig zuvor über den Inhalt der Datenverarbeitung und den verfolgten Zweck aufgeklärt werden. Um datenschutzrechtlich sicher zu gehen, empfiehlt es sich, von den Eltern der Schülerinnen und Schüler bzw. von den Schülerinnen und Schüler vorab eine schriftliche Einwilligungserklärung einzuholen.
Da Einwilligungen jederzeit, auch in der Zukunft, widerruflich sind, muss es technisch immer möglich sein, die Daten wieder löschen zu können. Bei einem Widerruf muss die Schule alle personenbezogenen Daten löschen, die zuvor durch die Einwilligung abgedeckt waren und für deren Verarbeitung nun keine Rechtsgrundlage mehr vorliegt.
Wenn Schülerinnen und Schüler bzw. deren Eltern einer Einwilligung nicht zustimmen, dürfen ihnen daraus keine Nachteile entstehen. Aus Nachweis- und Dokumentationsgründen wird empfohlen, den Schülerinnen und Schülern bzw. den Eltern eine Durchschrift der Einwilligung auszuhändigen und das Originaldokument in der Schule aufzubewahren.
DS-GVO
Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck:
[…]
( 11 ) „Einwilligung“ der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist;
( 1 ) Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.
- Erfolgt die Einwilligung der betroffenen Person durch eine schriftliche Erklärung, die noch andere Sachverhalte betrifft, so muss das Ersuchen um Einwilligung in verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache so erfolgen, dass es von den anderen Sachverhalten klar zu unterscheiden ist. Teile der Erklärung sind dann nicht verbindlich, wenn sie einen Verstoß gegen diese Verordnung darstellen.
- Die betroffene Person hat das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die betroffene Person wird vor Abgabe der Einwilligung hiervon in Kenntnis gesetzt. Der Widerruf der Einwilligung muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein.
Bei der Beurteilung, ob die Einwilligung freiwillig erteilt wurde, muss dem Umstand in größtmöglichem Umfang Rechnung getragen werden, ob unter anderem die Erfüllung eines Vertrags, einschließlich der Erbringung einer Dienstleistung, von der Einwilligung zu einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten abhängig ist, die für die Erfüllung des Vertrags nicht erforderlich sind.
SchDSV
( 1 ) Werden personenbezogene Daten verarbeitet und ist dies nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aufgrund eines anderen in Art. 6 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. EU Nr. L 119 S. 1, Nr. L 314 S. 72, Nr. L 127 S. 2, Nr. L 074 S. 35) genannten Tatbestandes erforderlich, bedarf dies der Einwilligung des Betroffenen.
( 2 ) Die Einwilligung nach Art. 4 Nr. 11 der Datenschutz-Grundverordnung ist eine freiwillige Willensbekundung. Die Betroffenen sind darauf hinzuweisen, dass ihnen kein Nachteil entsteht, wenn die Einwilligung nicht abgegeben oder widerrufen wird. Die Einwilligung soll in der Regel schriftlich erfolgen und ist durch den datenschutzrechtlichen Verantwortlichen zu dokumentieren.
